ビジネスシーンで英語を話すという人はまだまだ少ないと思いますが、メールでやり取りをする機会があるという人は多いのではないでしょうか？
会話シーンでは英語の文法が間違っていたり、多少言い回しがおかしくてもそれほど気にする必要はありませんが、メールの場合は文章になるのでこれらの要素があると、どうしても幼稚っぽい印象を与えてしまいます。
実は、ビジネスEメールの英語表現というのはある程度テンプレートがあります。
そういう表現を覚えることで、メールの印象が一気にプロっぽくなります。
覚えるのもそれほど難しくないので、今日ご紹介する表現を覚えて後はそれを応用するだけで大丈夫です。
ビジネスEメール表現の例文一覧
①宛名
- Dear,
- Hi,
- Hello,
- Good morning(afternoon)
自分の経験上、重要顧客でない限りはビジネスであってもHiを使うことが多かったです。
ネイティブの人たちもDearを使っている人はほぼいませんでした。
使うとすれば、新規顧客に営業をかけるEメールなどで利用されているケースが多かったです。
ちなみに特定の人物宛でない場合は,Dear Sir/Madamという表現を使うのが一般的です。
Dear Whom it may concern,というのはかなりフォーマルな印象があります。
社内メールで全員宛てにメールを書く場合はHi All,という表現を使うことが多いです。
②返信時の書き出し
- Thank you for your email.
- Thank you for your quick(prompt) reply.
- Thank you for your clarifications
- I'm sorry for my late reply.
- Sorry for the delay
大体この４つを覚えておけば大丈夫でしょう。最初の２つが「返信ありがとうございます」で後の２つが「返信が遅くなり申し訳ございません」という意味です。
Thank you for your clarificationsは「ご説明ありがとうございます」と言う意味です。
決まり文句ですから、このまま覚えてこのまま使いましょう。
③書き出し（通常）
- I'm writing to you about～
- I'm writing to you to inquire about～
- I'm writing to you with regards to/regarding～
「○○について書いています」と書き出しに使う定番表現です。
Inquireは問い合わせるという意味です。
With regards toは「～について」という表現で、主にビジネスメールで使う表現です。
Regardingも同じ意味ですが、こちらは口語表現としても使います。
④書き出し（カジュアル）
How are you doing?
How's it going?
I hope you are (doing) well.
「いつもお世話になっております」的なニュアンスと言えば良いでしょうか。
英語では日本のメールの様に「お世話になっております」といったお決まりの表現がないので、必ずしもこれらの表現を含める必要はありません。
⑤結びの言葉
- I look forward to hearing from you.
- Please feel free to let me know if if you need further clarifications.
- Please do not hesitate to contact us if you have any concerns.
I look forward to hearing from youは「お返事お待ちしております」という意味の決まり文句です。このまま覚えてこのまま使いましょう。
I'm looking forward to hearing from you.はカジュアルな響きがあるので、ビジネスメールでは使いません。
２つ目と３つ目はどちらも「ご不明な点がございましたら、気軽にお問合せください」という意味の表現です。
ちなみに「結び」は英語でClosingもしくはSign offと言います。
⑥本文中でよく使う表現
- Please kindly find the attached file./I've attached(enclosed)
- Unfortunately,
- Please take note that......
- Here is the......
- We regret to inform you that.....
一番最初の表現は「添付ファイルをご確認ください/○○を添付いたしました。」という意味です。
Unfortunatelyは「申し訳ありませんが」というニュアンスで使います。
Please take note that....は何かお知らせがあるときに使う定番表現です。Thatの後ろに文章が続きます。
Here is the .....は「こちらが○○になります」という言い回しです。
We regret to inform you that....は残念なお知らせがある時に使います。
退職のお知らせをするときはこの表現を使うことが多いです。
まとめ
ビジネスEメールは自分で文章を考えてつくるのではなく、決まり文句を覚えてそのまま使ったほうが、文章が洗練して見えるのでおすすめです。
これらの表現以外にもビジネスでよく使う表現はたくさんありますが、自分に必要なものだけ覚えておけばいいでしょう。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
